e-Arşiv faturada imza zorunluluğu
Dijitalleşen dünyanın ülkemizdeki en büyük yansımalardan biri de belgelerin elektronik ortama taşınması olmuştur. Belgelerin elektronik ortama taşınmasıyla birlikte yeni gereklilikler ve düzenlemeler merak konusu haline gelmiştir. Özellikle günümüzde mükellefleri tarafından en çok kullanılan belgelerden olan e-arşiv fatura ile ilgili bilinmesi gereken birçok konu vardır.
e-Arşiv faturada bulunması gereken belgeler
Klasik tarzda fatura düzenlenirken dikkat edilmesi gereken konuları elektronik ortamdaki konularla oldukça fazla benzerlikler içerir. Elektronik ortamda düzenlenen faturalar da diğer faturalar gibi Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanun hükümlerine tabi olduğundan e-arşiv faturaları düzenlerken de bu hükümlere dikkat edilmelidir. e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler şunlardır:
- e-Arşiv faturanın belge numarası ve düzenlendiği tarih
- e-Arşiv faturayı düzenleyen kişinin adı, soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Ürün veya hizmeti satan alan kişinin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Ürün veya hizmetin türü, miktarı, fiyatı, vergi türü ve vergi tutarı
- Satılan ürünlerin teslim tarihi ve irsaliye numarası, kare kod veya barkod bilgileri bulunmalıdır
e-Arşiv faturada imza zorunlu mudur?
Günümüzde birçok belgede olduğu gibi fatura işlemleri de dijital ortama aktarılmıştır. Elektronik fatura dönemiyle birlikte e-Arşiv fatura uygulamasındaki gerekliliklerin nasıl şekilleneceği merak konusu oldu. Yeni uygulamada e-arşiv fatura düzenleyen mükelleflerin klasik tarzdaki faturalarda olduğu gibi baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların hazırladıkları imzaya yer vermesi zorunluluğu devam eder. Vergi Usul Kanunu’nun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre “faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir.” ifadesi yer alır. Yani kanunen e-Arşiv faturada imza bulunması zorunludur.
Kanunda belirtilen e-arşiv fatura imza zorunluluğu neticesinde vergi mükellefi olmayan alıcılara matbu olarak fatura düzenlenirken de belgede bir imzanın bulunması zorunluluğu getirilmiştir. Faturanın düzenlendiği tarihte imzaya yetkili olan kişinin noter tarafından tasdik ettirilmiş imzası ile hazırlanan faturanın basımında fatura üzerine yazdırılmak koşuluyla faturanın hazır imzalı olarak kullanılabilmesi de mümkündür.
e-Arşiv faturada ıslak imza zorunlu mudur?
Vergi Usül Kanununa göre e-arşiv fatura, firma sahibinin veya firma sahibinin adına imza atmaya yetkili olanların ıslak imzasına veya e-imza (faturanın oluşturulması sırasında imzaya yetkili olanın imzasının) e-arşiv faturada yer verilmesini yeterli görmüştür. Eğer e-arşiv fatura karşı tarafa kâğıt ortamda teslim edilmek istenirse faturaya ıslak imza uygulanabilir.
e-Arşiv faturada kaşe zorunlu mudur?
E-arşiv faturası uygulaması ile fatura düzenleyecek mükellefler, imzaları ile birlikte kaşe de eklemelidir.
e-Arşiv faturada mali mühür zorunlu mudur?
Vergi Usul Kanunu’nun 433 seri numaralı genel tebliğindeki “Raporlama” başlıklı bölümünde; “e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin, elektronik ortamda oluşturdukları belgeleri ve e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamalarının zorunlu olduğu belirtilir.
