e-Fatura saklama zorunluluğu
e-Faturalar, düzenlendikten sonra belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı, mükellefler tarafından düzenlenen e-faturalar ile ilgili herhangi bir saklama hizmeti vermez. E-Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet portalı üzerinden düzenleniyor olsa da saklama işlemi mükellefin sorumluluğundadır. Düzenlenen faturalar, mükelleflerce arşivlenerek kendi firmalarının bilgi işlem sistemlerinde ya da GİB’den saklama hizmeti yetkisi almış kuruluşlar tarafından saklanmalıdır.
e-Faturaların depolamasıyla ilgili yanıltıcı olabilecek hususlardan biri de GİB Portal’da bulunan arşivleme bölümüdür. Bu bölüm yalnızca gelen ve gönderilen faturaların pasife çekilerek posta kutusunda ve gönderilenler kutusunda yer alan fatura trafiğinin rahatlatılmasına yardımcı olacak şekilde hazırlanmıştır. Arşivleme bölümündeki faturalar, hazırlayan mükellef kişiler tarafından indirilerek bilgi işlem sistemlerinde saklanabilir. Ayrıca tercih edilmesi halinde 421 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği kapsamında saklama izni verilen yetkili kuruluşlar tarafından da muhafaza edilebilir.
e-Faturanın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü
Vergi Usul Kanununun 213 Sayılı ve Türk Ticaret Kanununun 6102 Sayılı hükümlerin ilgili maddelerine göre vergi mükellefleri, hem düzenledikleri, hem de adlarına düzenlenerek gönderilen faturaları, yukarıda belertilen süreler içinde muhafaza ve istenildiği takdirde de ibraz etmekle yükümlüdürler.
e-Faturanın saklama zorunluluğu kaç yıldır ?
e-Faturanın saklama zorunluluğu Vergi Usul Kanunu’na göre e-faturanun düzenlendiği ya da alındığı yıldan itibaren beş yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre de on yıldır.
e-Fatura kağıt olarak saklanabilir mi?
Mükellefler tarafından düzenlenen e-faturaya girilen bilgilerin veri bütünlüğünün sağlanabilmesi ve kaynağına itiraz edilememesi mali mühür sayesinde garanti altına alınır. Mali Mühür, doğruluk ve geçerliliği ancak elektronik ortamda kontrol edilen bir mühürdür. Bu nedenle e-faturanın kağıda basılarak saklanması mümkün değildir.
Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, girilen bilgileri ve mali mührü de kapsayacak biçimde yasal süreler içinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza etmek zorundadır.
GİB Portal’da e-fatura tutma
GİB Portal’ını bir taslak havuzu olarak değerlendirebiliriz. Bu havuzda tutulacak fatura sayısı ile ilgili herhangi bir sınır yoktur. Ancak bu portaldaki işleme tam manasıyla bir saklama diyemiyoruz çünkü 6 aydan daha uzun süreli tutulan gönderilmiş veya alınmış faturalar sistemden silinir. 6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden tamamen kaldırılır.
e-Fatura saklama gereklilikleri
e-Fatura saklamayla ilgili belirlenen kesin kıstaslar olmamakla birlikte saklama ve ibrazla ilgili işinizi kolaylaştıracak ve karmaşıklığı önleyecek bazı husulara dikkat edilmesi gerekir. Örneğin, e-faturaların saklanmasındaki oldukça önemli hususlardan biri faturanın geçerli hali olan XML belgesidir. Bir diğer dikkat edilmesi önerilen konu ise faturaya ait zarf numarasının bilinmesidir. Zarf numarası olası bir anlaşmazlık durumunda araştırmaya kolaylık sağlar. Bu iki önemli husus haricinde GİB, faturayı nasıl saklayacağınıza karışmaz.
e-Arşiv uygulaması ile e-fatura saklama hizmeti arasındaki farklar nelerdir?
Yukarıda da belirtiğimiz gibi e-fatura saklama hizmeti, e-fatura kapsamında oluşturulan faturaların bütün bilgi ve mühürleriyle birlikte saklanması hizmetlerini kapsar. e-Arşiv uygulaması ise e-fatura haricinde kesilen faturaların e-arşiv faturası şeklinde oluşturulmasını, 2. nüshalarının elektronik ortamda saklanmasını kapsar. Ayrıca e-arşiv uygulamasında saklanan nüshalar belirlenen standart formatta aylık olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanır.
